Financieel Reglement
Financieel Reglement Jong Hoogland
De Algemene Ledenvergadering van Jong Hoogland heeft in haar vergadering van [behandeld
in de vergadering van 11 mei 2007] het Financieel Reglement vastgesteld. Met het vaststellen van het
Financieel Reglement vervallen alle voorgaande (individuele) afspraken en regelingen. Het Financieel
Reglement is onderdeel van een eventueel volledig op te stellen Huishoudelijk Reglement zoals
beschreven in artikel 22 van de statuten. De inhoud van dit Financieel Reglement kan pas worden
aangepast na goedkeuring van de aanpassingen door de Algemene Ledenvergadering.
Onkostenvergoedingen/declaraties
1.) Declaraties en/of door leden/vrijwilligers ontvangen facturen dienen binnen 20 werkdagen na
betaling en/of ontvangst te worden ingediend bij de penningmeester. Bij het niet tijdig indienen
van de declaraties/facturen kan geen uitbetaling plaatsvinden. De penningmeester kan vooraf
toestemming geven voor het later indienen van de declaratie, alleen na deze voorafgaande
toestemming kan worden overgegaan tot uitbetaling.
2.) Declaraties dienen te worden gespecificeerd en gedocumenteerd. Zonder specificatie en/of
documentatie in de vorm van facturen kan geen uitbetaling plaatsvinden. Reiskosten kunnen
zonder factuur worden gedeclareerd. De penningmeester kan vooraf toestemming geven voor
het anders specificeren/documenteren van de declaratie, alleen na deze voorafgaande
toestemming kan worden overgegaan tot uitbetaling.
3.) Declaraties worden ingediend conform het standaard Jong Hoogland Declaratieformulier.
Indien andere declaratieformulieren worden gebruikt kan er geen uitbetaling plaats vinden.
4.) Aan leden/vrijwilligers worden de reiskosten vergoed indien men meer dan 40 kilometer per
dag voor Jong Hoogland moet rijden en Jong Hoogland anders extern vervoer zou moeten
aantrekken. Reiskosten worden alleen vergoed na akkoord bevinding van tenminste één
bestuurslid. Uitgangspunt voor de reiskosten is het benzineverbruik, wat is vastgesteld op 0,15
EURO per kilometer. In de specificatie van de declaratie wordt aangegeven welk bestuurslid
akkoord heeft gegeven.
5.) Aan leden/vrijwilligers worden de telefoonkosten vergoed indien men onomstotelijk kan
aantonen dat het telefoongebruik het “normale” overstijgt. De gedeclareerde telefoonkosten
bedragen minimaal EUR 5 en maximaal EUR 20 per evenement en zijn niet meer dan het
overstijgen van het “normale”.
6.) Leden/vrijwilligers worden niet betaald voor hun inspanningen voor Jong Hoogland.
7.) Indien leden/vrijwilligers materiaal ter beschikking stellen aan Jong Hoogland gebeurt dit voor
eigen risico. Jong Hoogland betaalt haar leden/vrijwilligers niet voor het ter beschikking stellen
van materiaal. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt indien Jong Hoogland anders
extern materiaal zou moeten huren en geen der leden het materiaal gratis kan leveren. De
vergoeding vindt plaats op basis van de Formule (externe huur materiaal in EUR (excl. BTW) *
35%) en vindt in principe plaats in de vorm van tegoedbonnen/cadeaubonnen ten bedrage van
de waarde uit de Formule. Vooraf aan het ter beschikking stellen zijn tenminste één
bestuurslid en de penningmeester akkoord met de vergoeding. In de specificatie van de
declaratie wordt aangegeven welke bestuursleden akkoord zijn.
8.) De leden/vrijwilligers nemen op eigen risico deel aan activiteiten/evenementen. Eventueel
veroorzaakte (verkeers)boetes/claims/(letsel)schades tijdens het deelnemen/organiseren van
een activiteit/evenement komen voor rekening van de veroorzaker(s) en niet voor rekening
van Jong Hoogland. Het bestuur kan in uitzonderlijke gevallen anders besluiten. Hiervan zijn
echter zeker uitgesloten snelheidsovertredingen en alcoholovertredingen.
9.) De deelnemers/bezoekers nemen op eigen risico deel aan activiteiten/evenementen van Jong
Hoogland. Jong Hoogland is nimmer verantwoordelijk voor opgelopen dan wel veroorzaakte
(verkeers)boetes/claims/(letsel)schades van/door deelnemers/bezoekers.
10.) Tijdens het organiseren van activiteiten/evenementen kan door Jong Hoogland een bijdrage
worden gegeven voor een maaltijd. De bijdrage van Jong Hoogland is per maaltijd 7,50 EURO
per aanwezige vrijwilliger. Zoals in “Vrijwilligers”- punt 4 beschreven kunnen commissieleden
van een evenement/activiteit na afloop iets organiseren. De bijdrage van Jong Hoogland voor
dergelijke activiteiten is 10 EURO per deelnemend commissielid. Het bedrag wordt betaalbaar
gesteld na het evenement/activiteit.
Aangaan van Verplichtingen
1.) Leden zijn in beginsel niet gemachtigd om namens Jong Hoogland afname verplichtingen aan
te gaan/bestellingen te doen.
2.) Vrijwilligers die geen lid zijn, zijn nooit gemachtigd om namens Jong Hoogland afname
verplichtingen aan te gaan/bestellingen te doen.
3.) Leveranciers sturen de facturen op naam van Jong Hoogland naar de penningmeester onder
minimale vermelding van het geleverde, de totale prijs inclusief BTW, de activiteit en de
contactpersoon/(bestuurs)lid die de bestelling heeft gedaan.
4.) Financiële verplichtingen, die Jong Hoogland in zijn geheel aangaan, dienen altijd
goedgekeurd te worden door het bestuur.
5.) Ieder bestuurslid is gemachtigd om namens Jong Hoogland afname verplichtingen aan te
gaan/bestellingen te doen tot een maximum van 35 EURO. Voor bedragen tussen de 35
EURO en 500 EURO dient de penningmeester vooraf akkoord te geven. De penningmeester
is gemachtigd om namens Jong Hoogland afname verplichtingen aan te gaan/bestellingen te
doen tot een maximum van 350 EURO. Bedragen boven de 350 EURO worden voorgelegd
aan het bestuur. Waarna na goedkeuring tot het aangaan van de verplichting/het doen van de
bestelling kan worden overgegaan.
6.) Alle uitgaven van Jong Hoogland vinden plaats, behoudens voorgenoemde uitzonderingen, op
basis van een door het bestuur goedgekeurd budget.
7.) Indien vanuit een door het bestuur goedgekeurd budget verplichtingen worden
aangegaan/bestellingen worden gedaan zijn (bestuurs)leden gemachtigd tot het bedrag dat
voor het specifieke budget(item) staat aangegeven.
8.) Voor bestellingen van boven de 1000 EURO dienen tenminste twee offertes te worden
aangevraagd bij twee verschillende leveranciers. Deze offertes worden overlegd met de
penningmeester en zijn onderdeel van de eventuele goedkeuring door het bestuur.
9.) Indien bij het aangaan van overeenkomsten/verplichtingen namens Jong Hoogland niet
gehandeld is conform dit Financieel Reglement en/of Statuten dan is de
overeenkomst/verplichting aangegaan op persoonlijke titel en is Jong Hoogland niet tot
nakoming verplicht.
Vrijwilligers / Activiteiten en Evenementen
1.) Activiteiten en evenementen worden pas na goedkeuring door het bestuur georganiseerd.
Voor een activiteit of evenement wordt altijd een budget opgesteld of het bestuur kan
goedkeuring verlenen op basis van de eventuele realisatie van een voorgaand vergelijkbaar
evenement. Waarbij de realisatie van het voorgaande evenement dan het budget is voor het
nieuwe evenement.
2.) Sponsoring in natura voor een evenement is mogelijk. De aangeboden dienstverlening en/of
artikelen dienen dan qua waarde vergelijkbaar te zijn met de betaalde sponsoring.
3.) Jong Hoogland is terughoudend met het verstrekken van onkostenvergoedingen aangezien
een vrijwilliger wordt verondersteld te worden gecompenseerd voor zijn kosten in natura. Jong
Hoogland probeert jaarlijks een actieve ledendag te organiseren.
4.) Commissieleden van een evenement/activiteit hebben naast de actieve ledendag de
mogelijkheid iets te organiseren. De bijdrage van Jong Hoogland voor dergelijke activiteiten is
10 EURO per deelnemend commissielid. Het bedrag wordt betaalbaar gesteld na het
evenement/activiteit.
5.) Commissieleden hoeven geen entree/bijdrage te betalen aan het evenement waar ze
onderdeel van zijn (dit met een maximum van 10 EURO). Indien er een duidelijke relatie is
tussen de kosten en de opbrengsten zijn ook commissieleden verplicht tot het betalen van de
entree/bijdrage. Het bestuur kan besluiten hiervan af te wijken.
Contributie
1.) Jong Hoogland kent leden, ereleden, junioren en begunstigers.
Leden betalen 10 EURO Contributie in het kalenderjaar nadat ze lid zijn geworden;
Ereleden zijn statutair vrijgesteld van het betalen van Contributie;
Junioren betalen 0 EURO Contributie;
Begunstigers betalen 0 EURO Contributie.
2.) Het bestuur is gemachtigd om jaarlijks de Contributie aan te passen.
declaratieformulier
Hier kan je Declaratieformulier downlouden voor kosten die je heb gemaakt voor een evenlement.
DECLARATIEFORMULIER